Trong bối cảnh kinh tế ngày càng phát triển và nhu cầu làm việc linh hoạt, thiết kế văn phòng không chỉ đơn thuần là nơi làm việc mà còn là không gian sáng tạo, giao tiếp và kết nối. Hãy cùng Timi Office tìm hiểu chi tiết về các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng mới nhất đã và đang thay đổi mạnh mẽ để đáp ứng xu hướng làm việc hiện đại nhé.
>>>>XEM THÊM: 33+ mẫu thiết kế nội thất văn phòng đẹp, hiện đại
1. Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng mới nhất hiện nay
1.1. Cách thức tính chuẩn diện tích văn phòng (m2/người) khác
Một phương pháp tính diện tích phòng làm việc phổ biến khác cũng được áp dụng là tính theo thể tích không gian trung bình mỗi người (m3), không phân chia theo cấp bậc hay vị trí.
Cụ thể, thể tích không gian trung bình là khoảng 10 – 11m3/người. Như vậy, nếu chiều cao văn phòng là 3m, diện tích chỗ ngồi trung bình cho mỗi người sẽ vào khoảng 3,3 – 3,7m2. Đối với các văn phòng có trần cao hơn, diện tích trung bình sẽ nhỏ hơn.
Dựa trên cách tính này, dưới đây là cách tính không gian làm việc tối thiểu cho các nhóm đối tượng khác nhau:
- Hai người gặp mặt trong văn phòng (có bàn hoặc không gian giữa họ, ví dụ như giám sát và nhân viên): 152cm – 183cm x 228cm – 320cm.
- Một nhân viên với bàn làm việc chính và tủ/kệ đựng tài liệu: 152cm – 183cm x 152cm – 213cm.
- Quản lý/điều hành (có thể gặp gỡ từ 3 – 4 người quanh bàn làm việc): 267cm – 330cm x 244cm – 313cm.
- Khu vực làm việc cơ bản: 107cm – 132cm x 152cm – 183cm.
Lưu ý: Khi áp dụng phương pháp tính này, cần cân nhắc cả kích thước của nội thất sử dụng như bàn ghế, tủ chứa đồ, kệ giá tài liệu.
1.2. Các hạn mức tiêu chuẩn chung về diện tích thiết kế văn phòng
Diện tích tiêu chuẩn thiết kế văn phòng (m²/người) là một yếu tố quan trọng cần tính toán khi thiết kế hoặc thuê văn phòng. Việc xác định diện tích phòng làm việc có thể dựa trên hai yếu tố chính:
- Số lượng nhân viên làm việc tại văn phòng.
- Mức diện tích trung bình cần có cho mỗi nhân sự.
- Tiêu chuẩn diện tích này thường được chia thành ba mức: trung bình – vừa đủ, tiết kiệm diện tích, chi phí và mức tiêu chuẩn. Tùy thuộc vào nhu cầu và khả năng của từng doanh nghiệp, có thể lựa chọn một trong ba mức sau:
- Mức diện tích trung bình – vừa đủ: Khoảng 5 – 6 m²/người, đây là mức phổ biến mà nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đang áp dụng.
- Mức tiết kiệm diện tích và chi phí: Khoảng 3 – 4 m²/người, phù hợp cho các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế hoặc cần thuê văn phòng trong thời gian ngắn.
- Mức tiêu chuẩn: Khoảng 7 – 10 m²/người, giúp tạo không gian rộng rãi, thoáng đãng cho nhân viên. Tăng cường sự sáng tạo và tạo điều kiện thuận lợi cho việc di chuyển, trao đổi, tổ chức hội họp.
>>>>TÌM HIỂU THÊM: 15 mẫu thiết kế sảnh văn phòng đẹp và tiêu chuẩn cần biết
1.3. Tiêu chuẩn thiết kế văn phòng làm việc dành cho nhân viên
Tùy vào lĩnh vực kinh doanh và tính chất công việc của nhân viên, mỗi công ty sẽ có các tiêu chuẩn khác nhau về diện tích tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cho từng vị trí công việc. Các kiểu nhân viên khác nhau sẽ có yêu cầu diện tích tối thiểu và tối đa khác nhau. Dưới đây là bảng tiêu chuẩn diện tích văn phòng cho từng loại nhân viên:
| Tiêu chí | Nhân viên cố định (Fixed Worker) | Nhân viên linh hoạt (Flexible Worker) | Nhân viên không cần chỗ ngồi cố định |
| Thời gian làm việc tại văn phòng | 6-8 giờ/ngày | Khoảng 40% thời gian trong ngày | Thường xuyên di chuyển, không cần chỗ cố định |
| Vị trí | Trợ lý hành chính, dịch giả, nhà phân tích chính sách | Quản lý, nhà báo, nhân viên kinh doanh, phiên dịch viên | Kỹ sư xây dựng, phóng viên hiện trường, chuyên gia tư vấn |
| Tiêu chuẩn diện tích | Thông thường: 4-5 m²/người
Tiết kiệm chi phí: 3,5 m²/người Yêu cầu không gian yên tĩnh: 7-10 m²/người |
Tối đa 3 m²/người | Tối đa 1,5 m²/người |
1.4. Tiêu chuẩn thiết kế diện tích phòng đối với lãnh đạo, giám đốc
Phòng làm việc của lãnh đạo (quản lý, giám đốc, tổng giám đốc, CEO) cần đảm bảo sự riêng tư và thoải mái tối đa. Tuy nhiên, diện tích tiêu chuẩn thiết kế văn phòng giám đốc không nên vượt quá diện tích phòng làm việc chung của nhân viên hoặc phòng họp để duy trì sự cân bằng giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số tiêu chuẩn về diện tích văn phòng làm việc dành cho lãnh đạo:
- Phòng tổng giám đốc, CEO: Tối đa 25m²/người.
- Phòng giám đốc, quản lý: Từ 10 đến 18,5m²/người.
>>>>TÌM HIỂU THÊM: 30+ mẫu phòng làm việc giám đốc hiện đại, đẳng cấp
1.5. Tiêu chuẩn thiết kế phòng họp
Cũng giống như các không gian khác trong văn phòng, phòng họp cần được tính toán kỹ lưỡng về diện tích và thiết kế. Một phòng họp quá nhỏ sẽ gây cảm giác chật chội, ngột ngạt, làm ảnh hưởng đến không khí và chất lượng cuộc họp. Ngược lại, nếu phòng họp quá lớn, sự tập trung của các thành viên có thể bị giảm sút và gây lãng phí không gian.
- Phòng họp 4 người: Diện tích khoảng 7,5m² – 8m².
- Phòng họp 8 người: Diện tích khoảng 15m².
- Phòng họp 12 người: Diện tích khoảng 20m².
- Phòng họp 20 người: Diện tích khoảng 40m².
- Phòng họp 100 người: Diện tích từ 80m² – 100m².
1.6. Tiêu chuẩn diện tích quầy lễ tân và tiền sảnh
Diện tích khu vực quầy lễ tân thường chiếm một phần đáng kể, trung bình khoảng 10 – 20m² tùy thuộc vào diện tích tổng thể của văn phòng. Đối với những sảnh lễ tân có diện tích vừa và nhỏ, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng khi lựa chọn thiết kế quầy lễ tân để tránh chiếm quá nhiều không gian của khu vực này. Trong trường hợp công ty có diện tích lớn, việc thiết kế quầy lễ tân và sảnh chờ sẽ thuận lợi hơn, tuy nhiên vẫn cần đảm bảo sự hài hòa với tổng thể không gian nội thất văn phòng.
>>>>TÌM HIỂU THÊM: 24 mẫu thiết kế quầy lễ tân văn phòng đẹp, chuyên nghiệp
2. Một vài các tiêu chí cần đảm bảo trong thiết kế văn phòng
2.1. Tính thẩm mỹ cho không gian
Một trong những tiêu chí quan trọng nhất trong thiết kế trụ sở văn phòng là đảm bảo tính thẩm mỹ. Tiêu chí này không chỉ tạo nên môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên mà còn đóng vai trò xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy trong mắt đối tác và khách hàng.
Tính thẩm mỹ của văn phòng được thể hiện qua nhiều khía cạnh như phong cách thiết kế, sự sắp xếp bố cục, màu sắc, lựa chọn nội thất, thiết bị văn phòng và cả ánh sáng. Để đạt được tính thẩm mỹ cao, đòi hỏi quá trình thiết kế phải chú trọng đến sự cân đối, gọn gàng và sự thoáng đãng của không gian.
2.2. Công năng sử dụng văn phòng
Bên cạnh việc chú trọng đến tính thẩm mỹ, thiết kế văn phòng cần phải đảm bảo công năng sử dụng hiệu quả.
Khu vực làm việc của ban lãnh đạo: Phòng riêng dành cho giám đốc hoặc quản lý giúp tạo ra không gian yên tĩnh, phù hợp cho các cuộc họp quan trọng hoặc công việc cần sự tập trung cao. Tuy nhiên, nên sử dụng cửa kính thay cho các vách ngăn kín.
- Khu vực làm việc của nhân viên: Việc áp dụng mô hình module hoặc không gian mở giúp tạo ra môi trường làm việc thoải mái, khuyến khích sự giao lưu, sáng tạo và dễ dàng di chuyển.
- Khu vực tiếp khách: Khu vực tiếp khách là nơi khách hàng đầu tiên tiếp xúc khi bước vào văn phòng nên thiết kế phải tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng. Đặt khu vực tiếp khách gần cửa kính mang lại cảm giác rộng rãi, thoải mái và gần gũi.
2.3. Nhất quán về tổng thể
Khi thiết kế văn phòng, yếu tố mặt bằng là một trong những tiêu chí quan trọng không thể bỏ qua. Việc dựa vào mặt bằng thực tế không chỉ giúp kiến trúc sư tạo ra những thiết kế hợp lý và phù hợp với không gian mà còn tối ưu hóa công năng sử dụng của từng khu vực.
Trước khi bắt tay vào thiết kế, kiến trúc sư cần khảo sát kỹ lưỡng không gian hiện tại, xác định kích thước và hình dạng của văn phòng. Hơn nữa, bản thiết kế văn phòng cần phải hài hòa với mặt bằng của tòa nhà nhằm đảm bảo tính đồng bộ và thẩm mỹ cho toàn bộ không gian. Khi có sự thống nhất giữa thiết kế văn phòng và kiến trúc tòa nhà, sẽ tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp và dễ chịu cho nhân viên.
2.4. Phù hợp với văn hóa của công ty
Mỗi công ty đều mang trong mình những đặc trưng văn hóa riêng biệt, do đó, việc thiết kế văn phòng không chỉ là tạo ra một không gian làm việc mà còn là cách để thể hiện bản sắc văn hóa của công ty đó. Việc chú trọng đến các yếu tố văn hóa trong thiết kế văn phòng giúp tạo điểm nhấn, để lại ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và đối tác. Với tiêu chuẩn thiết kế văn phòng cho môi trường nghiêm túc thường được trang trí với màu sắc trung tính, nội thất tối giản và bố trí rõ ràng, tạo cảm giác nghiêm túc, tập trung.
2.5. Phù hợp với ngân sách dự tính
Ngân sách là yếu tố quyết định đến quy trình thiết kế văn phòng làm việc. Việc xác định ngân sách không chỉ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về những gì có thể thực hiện mà còn ảnh hưởng đến chất lượng và tính khả thi của các ý tưởng thiết kế. Nếu có ngân sách thoải mái, công ty sẽ có cơ hội hiện thực hóa những ý tưởng sáng tạo và quy mô hơn. Từ đó tạo ra một không gian làm việc độc đáo và đầy cảm hứng. Ngược lại, nếu ngân sách hạn chế, việc lựa chọn các phương án tối ưu sẽ rất quan trọng. Có thể cân nhắc áp dụng các giải pháp thiết kế tiết kiệm chi phí như sử dụng đồ nội thất đa chức năng hoặc chọn lựa vật liệu bền, đẹp với giá thành hợp lý.
3. Các cách xác định chính xác diện tích không gian văn phòng
3.1. Xác định diện tích đồ nội thất và thiết bị văn phòng
Việc xác định và tối ưu diện tích văn phòng nhằm tạo ra một không gian làm việc hiệu quả và thoải mái cho nhân viên.
- Đo đạc chính xác diện tích văn phòng bao gồm cả khu vực chứa nội thất và thiết bị máy móc. Bao gồm các loại đồ nội thất như bàn, ghế, kệ tủ, giá sách, máy in và máy photocopy.
- Tham khảo các tiêu chuẩn thiết kế cho đồ nội thất văn phòng.
- Chiều cao bàn làm việc tại Việt Nam có thể từ 700mm đến 760mm, trong khi chiều cao ghế từ 400mm đến 440mm.
- Chú ý khoảng cách giữa bàn làm việc và ghế cần đạt từ 280mm đến 320mm để đảm bảo sự thoải mái khi làm việc.
- Không gian dưới gầm bàn cũng cần được lưu ý với chiều cao tối thiểu là 580mm và chiều rộng tối thiểu là 520mm, giúp nhân viên có thể để chân thoải mái.
- Lựa chọn các loại tủ đựng tài liệu, tủ cá nhân với kích thước phù hợp để tiết kiệm không gian văn phòng. Các doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ về thông số kỹ thuật của nội thất để phù hợp với không gian sử dụng.
3.2. Bố trí không gian có vách ngăn
Việc tạo ra không gian làm việc riêng tư là cần thiết để tăng cường độ tập trung cho nhân viên. Doanh nghiệp cần xác định rõ loại hình văn phòng muốn áp dụng, có thể là văn phòng mở, văn phòng đóng hoặc sự kết hợp giữa cả hai. Bên cạnh đó, việc thiết kế phân khu hợp lý với sự lắp đặt vách ngăn và tạo ra các lối đi rõ ràng sẽ giúp chia tách các khu vực trong văn phòng một cách hiệu quả.
3.3. Đảm bảo tiêu chuẩn về ánh sáng, thông gió
Doanh nghiệp cần lên kế hoạch cho việc bố trí hệ thống chiếu sáng và thông gió ngay từ giai đoạn thiết kế văn phòng. Các thiết bị chiếu sáng như đèn tuýp và downlight nên được lắp đặt ở những vị trí chiến lược để đảm bảo phân bổ ánh sáng đồng đều. Sử dụng các cửa sổ lớn và mặt thoáng để ánh sáng tự nhiên chiếu vào không gian làm việc. Bên cạnh đo hệ thống điều hòa và thông gió cần được lắp đặt ở các vị trí trên cao, tránh vướng víu với các mạch điện hoặc thiết bị khác. Việc này đòi hỏi sự tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống mà không ảnh hưởng đến diện tích mặt đất.
3.4. Đảm bảo diện tích theo tiêu chuẩn an toàn
Để đảm bảo tiêu chuẩn an toàn trong thiết kế văn phòng, các yếu tố như lối đi thoát hiểm, hệ thống cảnh báo cháy nổ cùng với các thiết bị phòng cháy chữa cháy cần được tích hợp vào kế hoạch thiết kế. Tất cả những yếu tố phụ trợ này đều chiếm một phần diện tích của văn phòng, do đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng khi xây dựng tiêu chuẩn diện tích.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, việc thiết kế có thể chỉ cần một cầu thang thoát hiểm. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp lớn có nhiều nhân viên, việc bố trí hai cầu thang thoát hiểm ở hai hướng khác nhau sẽ giúp đảm bảo an toàn tối ưu hơn trong trường hợp khẩn cấp.
4. Một số mẫu thiết kế văn phòng đạt chuẩn chất lượng hiện nay
4.1. Mẫu thiết kế văn phòng không gian xanh
Văn phòng được thiết kế với nhiều cây xanh mang đến không gian mát mẻ và thư thái, hòa quyện với thiên nhiên. Những chậu cây xanh tươi không chỉ được đặt ở các góc tường mà còn được khéo léo sắp xếp trên giá sách, tạo nên những điểm nhấn thẩm mỹ ấn tượng. Việc bố trí cây xanh không chỉ giúp không khí trở nên trong lành hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc sáng tạo và thoải mái.
>>>>ĐỌC THÊM: 15+ mẫu thiết kế văn phòng xanh đẹp, ấn tượng
4.2. Mẫu thiết kế văn phòng phong cách hiện đại
Mỗi thiết kế văn phòng được trang bị đầy đủ các loại nội thất và thiết bị văn phòng hiện đại, nhằm đáp ứng tốt nhất nhu cầu làm việc của nhân viên. Những vật dụng như bàn làm việc, ghế ngồi, và các thiết bị hỗ trợ khác không chỉ được chọn lọc kỹ lưỡng về chất lượng mà còn được sắp xếp hợp lý để tạo không gian làm việc thoải mái và hiệu quả.
Bên cạnh đó, nên thiết kế linh hoạt với việc bố trí thêm các bàn ghế đa năng, dễ dàng di chuyển, giúp nhân viên có thể tổ chức các buổi làm việc nhóm một cách thuận tiện hơn. Điều này không chỉ khuyến khích sự tương tác giữa các thành viên trong nhóm mà còn tối ưu hóa không gian sử dụng, tạo điều kiện cho sự sáng tạo và năng suất làm việc cao hơn.
>>>>CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: 23+ mẫu thiết kế nội thất văn phòng phong cách tối giản
4.3. Mẫu thiết kế văn phòng theo lối mở
Thiết kế văn phòng mở nổi bật với nhiều cửa kính lớn, cho phép ánh sáng tự nhiên tràn ngập không gian, mang đến cảm giác thoáng đãng và dễ chịu. Bên cạnh đó, mô hình văn phòng mở giúp nhân viên dễ dàng di chuyển, giao tiếp và hợp tác hiệu quả hơn trong công việc nhóm. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt mà còn khuyến khích sự sáng tạo và gắn kết giữa các thành viên trong đội ngũ.
>>>>ĐỪNG BỎ LỠ: TOP 33+ mẫu thiết kế văn phòng không gian mở theo xu hướng
4.4. Mẫu thiết kế văn phòng hơi hướng sáng tạo
Tùy theo phong cách thiết kế mà bạn lựa chọn, văn phòng có thể mang nét vintage ấm cúng, cổ điển sang trọng hoặc độc đáo sáng tạo. Không gian vintage tạo cảm giác gần gũi với gam màu trầm và nội thất gỗ, khơi dậy sự thư giãn và sáng tạo. Thiết kế cổ điển sử dụng vật liệu cao cấp và đường nét tinh tế, thể hiện sự chuyên nghiệp và đẳng cấp. Trong khi đó, phong cách độc đáo và sáng tạo khuyến khích sự tự do tư duy với màu sắc tươi sáng và góc làm việc linh hoạt.
>>>>CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM: Thi công văn phòng trọn gói, chuyên nghiệp nhất
5. Một số lưu ý cần nắm khi áp dụng tiêu chuẩn thiết kế văn phòng
Để đảm bảo văn phòng được thiết kế theo tiêu chuẩn, các doanh nghiệp cần chú ý và trao đổi kỹ lưỡng với đơn vị thiết kế về một số vấn đề quan trọng như:
- Liệt kê đầy đủ các không gian cần thiết và dự đoán nhu cầu sử dụng.
- Phân chia hợp lý giữa khu vực làm việc chung cho nhân viên và phòng làm việc riêng dành cho lãnh đạo, quản lý.
- Xem xét hình thức làm việc của nhân viên, cũng như các đặc điểm công việc để xác định cần không gian ngồi rộng rãi hay vừa đủ.
- Đảm bảo xây dựng khu vực giải trí cho nhân viên nhằm tái tạo sức lao động.
- Cần thiết có không gian trống để thuận tiện cho việc di chuyển hoặc dễ dàng thay đổi không gian khi cần.
Thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp các thông tin về các tiêu chuẩn thiết kế văn phòng. Với kinh nghiệm và sự sáng tạo, Timi Office mang đến các giải pháp thiết kế và thi công văn phòng tối ưu, đảm bảo không gian làm việc hiện đại, tiện nghi và phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Hãy truy cập ngay website của Timi Office để tìm hiểu chi tiết hơn về dịch vụ này nhé.
>>>>TÌM HIỂU NGAY: TOP 10+ công ty thiết kế nội thất văn phòng tại Hồ Chí Minh
